¿Tenés definido las áreas, roles y tareas en tu empresa? Una estrategia simple que aumentará la eficiencia y los beneficios.
Empecemos por definir estos tres conceptos.
Estoy seguro que estas tres palabras te son muy familiares y conocés su significado. Pero, en la arena de las organizaciones y empresas, no siempre están bien distinguidas. Y esto seguro es un alto costo para tu negocio.
No me refiero a un costo que podrás ver en una factura de pago; más bien en un costo difícil de medir pero que definitivamente afectará la productividad de tu negocio. Vamos a definir estos tres términos:
Áreas de tu empresa
Son los departamentos o sectores a partir de los cuales se organiza la estructura interna de una empresa. La cantidad de áreas dependerá del tamaño de la empresa.En general partimos de la base de entre 4 y 5 áreas fundamentales. Esto no es lineal, puede variar. Ejemplo clásico: Gerencia – Administración – Marketing – RRHH – Finanzas.
Roles
Las áreas están integradas por personas, y cada persona tendrá un rol. Esto parece una obviedad, más no lo es. Gran parte de los cuellos de botella y pérdidas de eficiencia se deben a que no tenemos claro que tarea debe realizar (o no) cada persona.Acá me gustaría proponerte una distinción entre nombres y roles. Cuando nos referimos a los nombres, hablamos de la identificación de las personas que ocupan de determinado lugar dentro de la empresa.Al hablar de rol, nos referimos al lugar que ocupa una persona en la organización, independientemente de quien lo ocupa.
Esta distinción es clave porque, desde mi experiencia como consultor, es mucho más potente hablar de roles, y no de nombres, a la hora de diseñar una estructura organizativa.
Cuando hablamos de personas, podemos quedar atrapados en los usos y costumbres de lo que determinada persona realiza (o no). En cambio, al empezar hablando de roles, tendremos más libertad para diseñar cuál sería la mejor versión de ese rol y luego asignarle el rol a la persona indicada. Incluso una persona puede, en un momento determinado, cumplir más de un rol a la vez.
Y quizás en otro momento de mayor demanda, ese rol lo puede cumplir otra persona. De esta manera los cambios son más simples y prácticos. No cambiamos personas,cambiamos sus roles. Así, nuestro planteo organizativo y estrategia de RRHH puede ser más sólida y constante, aun si hubiera rotación de personal.
¿Alguna vez te pasó que al irse una persona de la empresa, todo lo que llevaba adelante él o ella queda en un limbo?
Tareas
Cada rol tendrá a su vez una lista de tareas y responsabilidades. Lo cual, de nuevo, solemos dar por obvio, y es de gran ayuda diseñarlo, definirlo y comunicarlo a tu equipo.
Definirlas es un trabajo determinante y de gran aporte para todos los involucrados.
Un ejemplo dentro de área de Administración: “Lucía” se ocupa de las compras y pagos a proveedores, y “Matías” (misma área) se encarga de los pagos de servicios y manejo de la caja diaria.Dentro del rol de pago a proveedores se encuentran las siguientes tareas: hacer seguimiento del stock, preparar la lista de compras necesarias, ejecutar los pedidos, consolidar los saldos de cuentas corrientes y preparar los pagos a proveedores. Y lo mismo podríamos detallar para Matías.
El costo oculto que genera la multiplicación, confusión y doble realización de tareas.
Costos ocultos son aquellos involucrados en la producción o administración de un negocio que no están fácilmente a la vista. En este caso nos referimos a que, si alguna tarea es realizada por dos personas al mismo tiempo, el costo por realizar dicha tarea está duplicado; y esto afectará el costo de tu servicio o producto.
Estas dos personas, o no saben que están repitiendo una tarea, o están acostumbradas a ello y no les resulta extraño.
Identificar las tareas y asignarlas no es sólo una cuestión de perder o ganar tiempo. Hay un factor humano categórico: a ninguno de nosotros nos gusta hacer una tarea que ya hizo alguien, o que otro compañero haga una tarea que ya realizamos nosotros.Y acá no estamos hablando de un proceso de supervisión diseñado; nos referimos a duplicación de tareas que pasan inadvertidas por la gerencia.
¿Cómo te sentís cuando no tenés claro qué es lo que tenés que realizar?
Todos recordamos la sensación de haber comenzado un nuevo trabajo, o en un nuevo puesto, la sensación incómoda de estar sin saber específica y completamente qué es lo que se espera de vos.
En el caso de los gerentes es doblemente negativo, pues si alguien de tu equipo no sabe exactamente qué es lo que le corresponde hacer, quizás es porque vos como líder todavía no lo sabés, o no has podido expresarlo con claridad.
¿Qué sucede cuando alguien de tu equipo no hace lo correcto?
El dilema del huevo o la gallina, ¿quién es el primer responsable? Acá yo no tengo dudas: somos nosotros, dueños o gerentes, los primeros responsables por la falta de comunicación precisa de las tareas de cada uno de los integrantes de nuestro equipo.
Ejemplo: Si el Barcelona entra a la cancha, y Messi está de arquero ¿de quién es la responsabilidad? No hay dudas que es responsabilidad del DT, ¿verdad?
La responsabilidad está en primer término en quien lidera.
Desde mi punto de vista, como gerentes y líderes, debemos empezar por preguntarnos en primera persona. ¡Actitud de Capitán! Si algo está fallando ¿qué podría hacer yo para que esto mejore? Solemos tomar la responsabilidad como una carga. Pero te digo:la responsabilidad total es la mayor fortaleza.
Esto es una gran falla en muchos líderes: en lugar de buscar elevar al equipo, buscan “culpables” para enrostrar errores. Sin dudas es una mala estrategia. No estoy diciendo que no hay que mostrar errores o criticar; definitivamente hacelo.Pero con un sentido de pertenencia y responsabilidad absoluta por el funcionamiento de tu equipo. Primero, busquemos superarnos nosotros, y luego podremos educar y entrenar a nuestro equipo con un mejor nivel de autoridad moral.
El solo hecho de aceptar que nosotros somos responsables por “el todo” dará un voto de confianza a tu equipo. Y esa confianza dignifica, y cuando las personas nos sentimos dignas somos más productivas.
Un tip: A la hora de reconocer un buen trabajo de alguien, hacelo enfrente a todo el equipo. Pero a la hora de marcar un error, hacelo en privado.
Para cerrar
Este proceso implica un profundo análisis de tu negocio y te puede llevar a un cambio importante. Si nunca has hecho algo así, tomalo como un inicio, quizás no pensar que en una semana lo tendrás todo hecho. Más bien, en este caso, empezar el proceso a nivel personal, gerencial, de los líderes de la empresa.
Es muy recomendable contar con el acompañamiento de un profesional externo, estilo consultor o Coach, para estos procesos. Nuestra mirada de nuestra empresa a veces puede estar viciada; nos hemos acostumbrado a hacer las cosas de cierta manera y nos es difícil imaginarlas de otra.
En el caso que tu empresa ya esté más avanzada en este tipo de planteos, y quizás ya tenés un organigrama y procesos definidos, podrás ir más a fondo: analizar cómo está tu estructura en función de los objetivos estratégicos, dónde podés optimizar los tiempos y los costos, cómo lograr un mejor flujo de comunicación entre los integrantes de tu equipo.
Para ambos casos, estaremos atentos a tus comentarios y contacto. Si llegaste hasta el final y te gustaría que hablemos más acerca de tu negocio, estaremos encantados de contarte más acerca de nuestro trabajo de transformación organizacional de Gestión Positiva.
Acá les comparto un link para que agendemos un allamada estratégica (gratuita) y comencemos a re diseñar tu empresa.
También les dejo el video en Youtube en el que hablamos de esto:
https://www.youtube.com/watch?v=gkaQE3cJbHg&feature=emb_title
Y por último el link con la nota en mi página web: https://www.gustavoyurgel.com/post/%C3%A1reas-roles-y-tareas-3-pilares-de-la-productividad-en-tu-empresa
Como siempre, gracias por estar del otro lado.
Un fuerte abrazo y bendiciones
GUS.
